Préparer notre rendez-vous

Qui remplit cette fiche

Entreprise *Rempli par *Votre email *Fonction (facultatif)Téléphone (facultatif)

1. Votre activité

Quelques mots suffisent : c'est pour que nous parlions le même langage dès le début du rendez-vous.

Votre activité et vos clients typesCombien de personnes dans l'entreprise, et qui s'occupe de l'administratif ?Ce qui a changé récemment ou va changer (croissance, recrutement, périodes chargées)Environ combien de demandes, dossiers, commandes ou clients traitez-vous par semaine ou par mois ?

2. Vos outils

Cochez ce que vous utilisez, puis notez les noms exacts. Aucun outil ? C'est une réponse valable, et fréquente.

Outils en place

Noms des outils, et ce que vous en pensezQuelles informations devez-vous retaper d'un outil à l'autre ?

3. Le parcours d'une demande

Prenez la dernière demande reçue (mail, appel, formulaire) et décrivez son trajet jusqu'à la fin. Une ligne par étape.

#	Étape	Qui	Outil / support	Temps / attente
1
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3
4
5
6

À quel endroit ça bloque, ça se perd, ou ça se refait deux fois ?

4. Vos tâches répétitives

La partie la plus utile. Les tâches qui reviennent sans cesse et n'apportent rien à vos clients : saisies, copier-coller, relances, classements, réponses identiques. Si quelqu'un vous rejoignait demain pour vous décharger, que lui donneriez-vous en premier ?

Tâche	Qui	Fréquence	Durée	Outils	Problème / conséquence	Priorité

Si vous séchez, ces questions font souvent remonter des tâches oubliées

Qu'est-ce que vous faites tous les matins avant de commencer le vrai travail ?Quelle tâche vous fait dire « encore » quand elle arrive ?Qu'est-ce qui traîne le vendredi soir ou le dimanche ?Quelle information vous tapez plusieurs fois dans la journée ?Qu'est-ce que vous ne faites plus, faute de temps, alors que ça rapporterait ?Qu'est-ce qui vous oblige à relancer quelqu'un manuellement ?Quelle erreur revient régulièrement et coûte cher à rattraper ?Sur quoi votre assistant(e) passe le plus de temps ?

5. La tâche qui vous pèse le plus

Choisissez une seule tâche du tableau, la plus lourde. Le total d'heures est calculé automatiquement, et il surprend souvent.

Tâche choisie

Combien de fois par semaine ?Temps à chaque fois (en minutes)

Ce qui se passe quand elle est mal faite ou oubliéeCe que vous feriez de ce temps s'il était libéré

6. Ce que vous attendez de nous

Vos réponses cadrent le rendez-vous : nous partons de là.

Si une seule chose devait être réglée d'ici trois mois, ce serait :Ce que vous avez déjà essayé sur ce sujet, et pourquoi ça n'a pas tenuY a-t-il quelque chose que vous ne souhaitez surtout pas changer ?Vos questions ou vos réserves : nous y répondrons pendant le rendez-vous

Seuls l'entreprise, le nom et l'email sont obligatoires.

Cette fiche nous sert uniquement à préparer votre rendez-vous. Elle est envoyée à notre boîte de contact, conservée 12 mois, acheminée par OVHcloud (France), et n'est ni revendue ni utilisée pour entraîner des modèles. Vous pouvez demander à y accéder, la corriger ou la supprimer : politique de confidentialité.

Comment le remplir